Powerpoint đã trở thành một công cụ phổ biến trong giáo dục và làm việc, hỗ trợ người dùng tạo ra các slide thuyết trình để phục vụ cho các buổi trình bày. Trong bài viết này, Tin học văn phòng Pro sẽ hướng dẫn cách tạo Powerpoint một cách đơn giản dành cho những người mới bắt đầu!
Powerpoint dùng để làm gì?
Powerpoint là một công cụ phổ biến được sử dụng rộng rãi trong việc học tập và làm việc, giúp người dùng tạo ra các slide báo cáo để phục vụ cho việc thuyết trình. Công cụ này có thể được áp dụng vào nhiều mục đích khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng, bao gồm:
- Tạo bài thuyết trình về sản phẩm và dịch vụ.
- Tạo bài giảng hấp dẫn cho lớp học.
- Sử dụng cho mục đích cá nhân như tạo bản đồ tư duy hoặc trình chiếu ảnh gia đình.
- Tạo tài liệu bán hàng và tiếp thị.
- Tạo bài trình bày cho các sự kiện như đám cưới, lễ kỷ niệm hoặc cuộc họp gia đình.
- Tạo bài thuyết trình về dự án, ngân sách và tài chính.
- Tạo chứng chỉ, lịch, báo cáo, sơ đồ và biểu đồ cho mọi ngành nghề.
Các thao tác cơ bản khi tạo Powerpoint.
Các bước hướng dẫn trong bài được thực hiện trên ứng dụng Microsoft Powerpoint 2016, các phiên bản Powerpoint khác cũng được thực hiện tương tự.
Chọn theme cho slide PowerPoint
Cách 1: Sử dụng các hình nền mặc định của Microsoft PowerPoint cung cấp sẵn.
Để thực hiện, bạn nhấn vào tab Design trên thanh Menu, sau đó lựa chọn hình nền muốn sử dụng cho slide tại mục Themes.
Cách 2: Sử dụng hình ảnh được lưu trên thiết bị để làm hình nền cho trang slide bằng cách vào tab Design và chọn mục Format Background.
Tiếp đến, tick vào ô Picture or texture fill, đồng thời tại phần Insert picture from chọn mục File.
Đi đến nơi lưu trữ hình muốn chèn làm hình nền cho slide để chọn ảnh và nhấn Open để tải ảnh lên.
Kết quả thu được sau khi chọn hình nền cho slide Powerpoint từ thiết bị.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng hình ảnh từ thư viện ảnh trực tuyến bằng cách nhấn vào Online Picture, sau đó chọn bức ảnh muốn để làm hình nền cho slide và bấm Insert.
Thêm một slide PowerPoint mới
Một slide trình bày hoàn chỉnh sẽ bao gồm rất nhiều slide như slide giới thiệu và các slide chứa nội dung cần trình bày sau đó.
Chính vì vậy, bạn sẽ cần thêm nhiều slide mới trong Powerpoint. Để thực hiện, bạn nhấn vào tab Home rồi chọn mục New Slide, sau đó chọn các mẫu định dạng cho slide cần thêm.
Trường hợp nếu muốn thêm 1 slide mới có cùng kiểu định dạng với slide trước đó, thì bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào slide đó rồi chọn Duplicate Slide.
Thêm nội dung vào slide PowerPoint
Một slide trình bày thì không thể thiếu nội dung. Tùy theo yêu cầu trình bày của slide mà nội dung trên slide sẽ bao gồm chữ viết, hình ảnh, video, biểu đồ, video, âm thanh,…
Để thêm nội dung vào slide PowerPoint, bạn nhấn vào tab Insert trên thanh Menu và chọn mục Textbox.
Tiếp đến, bạn click chuột đến vị trí muốn thêm nội dung và gõ nội dung cần chèn vào slide.
Định dạng văn bản trên slide PowerPoint
Để định dạng văn bản trên slide PowerPoint như font chữ, cỡ chữ, màu sắc, các hiệu ứng cho chữ,… thì bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản cần định dạng, tiếp đến chọn tab Home trên thanh Menu, rồi chọn các mục cần định dạng trong hộp thoại Font.
Một số lưu ý trong quá trình định dạng văn bản trên slide PowerPoint đó là bạn nên sử dụng những font chữ đơn giản, dễ đọc, cỡ chữ từ 28 trở lên, đồng thời nên chọn màu chữ có độ tương phản với màu nền để làm nổi bật nội dung và hạn chế dùng quá nhiều màu chữ trên cùng 1 slide,…
Chèn hiệu ứng vào slide PowerPoint
Để giúp slide trình bày trở nên sinh động và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể thêm các hiệu ứng trong PowerPoint như: Hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng văn bản, hiệu ứng chuyển slide,…
Để chèn hiệu ứng cho đối tượng, đầu tiên, bạn click chuột vào đối tượng cần chèn thêm hiệu ứng, sau đó chọn tab Animations trên thanh Menu rồi lựa chọn hiệu ứng phù hợp cho từng đối tượng trong slide.
Trong trường hợp, muốn chèn hiệu ứng chuyển slide, bạn click chuột vào slide muốn chèn thêm hiệu ứng, sau đó chọn tab Transitions rồi chọn hiệu ứng cần chèn.
Thêm hình ảnh vào slide PowerPoint
Trong các slide trình bày, ngoài những dòng chữ chứa nội dung quan trọng thì bạn cũng nên chèn thêm các hình ảnh minh họa để slide thêm sinh động.
Để chèn hình ảnh vào slide PowerPoint, bạn nhấp chuột vào vị trí muốn đặt ảnh trong slide, sau đó chọn tab Insert trên thanh Menu, tại đây, bạn có thể chèn hình ảnh vào slide theo các cách:
Cách 1: Để chèn hình ảnh từ máy tính, bạn chọn mục Pictures, sau đó đi đến thư mục chứa hình ảnh cần chèn để chọn ảnh.
Cách 2: Nếu muốn chèn hình ảnh từ thư viện ảnh online, bạn chọn mục Online Pictures.
Tạo Slide Master cho PowerPoint
Slide Master trong PowerPoint là tính năng giúp các bạn tiết kiệm thời gian để định dạng từng slide đơn lẻ với đầy đủ các định dạng cho toàn bộ các trang slide như chữ, giao diện, bố cục, hiệu ứng chuyển động, kích thước và vị trí hình ảnh, video, biểu đồ,…
Để tạo Slide Master trong PowerPoint, bạn nhấn chọn vào tab View, tiếp đó chọn mục Slide Master. Trong Slide Master, bạn sẽ tiến hành thiết lập định dạng cho toàn bộ các trang slide trong cùng 1 file và không nhập nội dung tại đây.
Cách trình chiếu slide PowerPoint
Sau khi đã hoàn thành xong slide của mình một cách hoàn chỉnh, bạn có thể thực hiện trình chiếu slide theo 2 cách:
Cách 1: Trình chiếu từ slide từ trang đầu đầu tiên bằng cách nhấn phím F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show -> From Beginning.
Cách 2: Trình chiếu slide từ trang đang mở bằng cách nhấn tổ hợp phím Shift + F5 trên bàn phím hoặc chọn Slide Show -> From Current Slide.
Bạn có thể di chuyển giữa các trang slide bằng cách:
- Nhấn mũi tên sang phải/mũi tên xuống dưới trên bàn phím hoặc click chuột vào góc phải màn hình để chuyển sang slide tiếp theo.
- Nhấn mũi tên sang trái/mũi tên lên trên hoặc click chuột vào góc trái màn hình để trở về slide trước đó.
Cách lưu file PowerPoint
Để lưu file PowerPoint trên máy tính, bạn chọn tab File trên thanh menu rồi chọn mục Save, sau đó, chọn nơi lưu trữ rồi lưu file dưới định dạng .pptx hoặc .ppt.
Cách thêm ghi chú của diễn giả
Thay vì nhồi nhét quá nhiều thông tin lên slide, hãy tập trung vào những ý chính và hình ảnh minh họa. Sử dụng ghi chú của diễn giả để lưu trữ dữ liệu chi tiết và tham khảo khi trình bày
Bước 1: Để mở ngăn ghi chú, ở dưới cùng của cửa sổ, hãy bấm vào nút Ghi chú trong PowerPoint.
Bước 2: Bấm vào bên trong ngăn Ghi chú bên dưới trang chiếu và bắt đầu nhập ghi chú của bạn.
Cách thoát ra khỏi màn hình Chiếu hình
Khi đang trong chế độ trình chiếu và bạn muốn thoát khỏi dạng xem Chiếu hình vào bất kỳ lúc nào, thì cách nhanh nhất là nhìn trên bàn phím laptop hay máy tính của bạn, nhấn phím Esc (thường ở góc bên trái trên cùng).
7 mẹo giúp việc dùng Powerpoint hiệu quả
Thu nhỏ số trang chiếu
Để duy trì thông báo rõ ràng và giúp người xem của bạn chú ý và quan tâm, hãy duy trì số lượng trang chiếu trong bản trình bày của bạn ở mức tối thiểu.
Chọn cỡ phông thân thiện với người xem
Người xem phải có khả năng đọc các trang chiếu của bạn từ xa. Nói chung, cỡ phông nhỏ hơn 30px có thể quá khó xem đối với người xem. Hãy cân nhắc làm sao khán giả có thể đọc được văn bản từ slide của bạn dù đang ngồi ở xa.
Giữ văn bản trang chiếu của bạn đơn giản
Bạn muốn người xem lắng nghe bạn trình bày thông tin của mình, thay vì đọc màn hình. Sử dụng dấu đầu dòng hoặc câu ngắn và cố gắng giữ từng mục thành một dòng. Dùng cách rút gọn câu thành các câu đơn giản, súc tích nhất có thể. Một số máy chiếu cắt xén trang chiếu ở các cạnh để các câu dài có thể bị cắt xén.
Sử dụng hình ảnh trực quan để giúp thể hiện thông điệp của bạn
Ảnh, biểu đồ, đồ thị và đồ họa SmartArt cung cấp các gợi ý trực quan để người xem ghi nhớ, hứng thú và kích thích tính tò mò hơn, từ đó chú ý hơn đến phần trình bày của bạn. Tuy nhiên, cũng giống như văn bản, hãy tránh đưa vào quá nhiều công cụ hỗ trợ trực quan trên trang chiếu của bạn.
Cần làm ghi chú cho biểu đồ và đồ thị trở nên dễ hiểu
Chỉ sử dụng đủ văn bản để làm chú thích trong biểu đồ hoặc đồ thị dễ hiểu hơn, nhưng tránh dùng các câu quá dài.
Áp dụng nền trang chiếu tinh tế, nhất quán
Xuyên suốt bản trình bày nên chỉ dùng 1 chủ đề nhất quán để trông slide chuyên nghiệp hơn, tránh dùng các chủ đề quá nổi bật sẽ làm người xem chỉ chú ý đến slide mà không nghe phần trình bày.
Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Đây là yếu tố rất quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp, chỉn chu và tôn trọng người xem, hãy luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong bản trình bày của bạn.
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trang slide trong PowerPoint
- Top 6 website tạo slide thuyết trình online ấn tượng và chuyên nghiệp
- Hướng dẫn cách chèn và tùy chỉnh video trong PowerPoint chi tiết nhất
Tóm lại, Tin học văn phòng Pro đã hướng dẫn cách tạo Powerpoint đơn giản cho người mới bắt đầu để tạo ra bản trình chiếu xuất sắc nhất. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn có được kiến thức hữu ích.
Hay lắm
Hay lắm