Hàm IF trong Excel là một hàm phổ biến và được sử dụng nhiều để đưa ra kết quả dựa trên điều kiện đã thiết lập. Trong bài viết này, Tin học văn phòng Pro sẽ giải thích và hướng dẫn cho bạn cách sử dụng hàm IF trong Excel một cách dễ hiểu nhất.
Ví dụ trong bài được thực hiện trên phiên bản Excel 2016, bạn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Excel khác như: 2007, 2010, 2013, 2017 và Microsoft Excel 365.
Đầu tiên, hãy tưởng tượng rằng bạn đang là một nhà khoa học đang nghiên cứu về các loài động vật. Bạn muốn phân loại chúng thành hai nhóm: động vật có vú và động vật không có vú. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng hàm IF trong Excel.
Đầu tiên, hãy chọn ô mà bạn muốn hiển thị kết quả của hàm IF. Sau đó, nhập “=IF(” vào ô đó. Tiếp theo, bạn cần chỉ định điều kiện mà bạn muốn áp dụng cho hàm IF. Ví dụ, nếu bạn muốn phân loại động vật có vú, bạn có thể sử dụng công thức “=IF(A2=”động vật có vú”, “có vú”, “không có vú”)”. Trong đó, A2 là ô chứa tên của loài động vật mà bạn muốn phân loại.
Sau khi nhập đầy đủ công thức, hãy nhấn Enter và kết quả sẽ hiển thị ngay lập tức. Nếu tên của loài động vật là “khỉ”, ô chứa công thức sẽ hiển thị “có vú”. Nếu tên của loài động vật là “chuột”, ô chứa công thức sẽ hiển thị “không có vú”.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng hàm IF để tính toán các giá trị dựa trên điều kiện. Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng tiền lương của nhân viên dựa trên số giờ làm việc và mức lương theo giờ, bạn có thể sử dụng công thức “=IF(A2>40, A2*B2, A2*B3)” trong đó A2 là số giờ làm việc và B2, B3 lần lượt là mức lương theo giờ và mức lương tăng ca.
Với những ví dụ đơn giản như vậy, bạn đã có thể hiểu cách sử dụng hàm IF trong Excel rồi đúng không? Hãy thử áp dụng vào công việc của bạn và khám phá thêm nhiều tính năng hữu ích khác của hàm IF trong Excel nhé!
Hướng dẫn sử dụng Hàm IF trong Excel
Hàm IF là một công cụ hữu ích để kiểm tra xem dữ liệu có đáp ứng được điều kiện mà người dùng đặt ra hay không và trả về kết quả theo logic đúng hoặc sai.
Cấu trúc của hàm IF rất đơn giản:
=IF(Kiểm_tra_logic;Giá_trị_nếu_đúng;Giá_trị_nếu_sai)
Trong đó:
- Kiểm_tra_logic: Điều kiện cần kiểm tra.
- Giá_trị_nếu_đúng: Kết quả trả về nếu điều kiện thỏa mãn.
- Giá_trị_nếu_sai: Kết quả trả về nếu điều kiện không thỏa mãn.
Lưu ý: Nếu bỏ trống Giátrị_nếuđúng và Giá_trị_nếu_sai, khi điều kiện thỏa mãn sẽ trả về giá trị 0 và khi điều kiện không thỏa mãn sẽ trả về giá trị FALSE.
Hàm IF có nhiều ứng dụng trong thực tế như:
- Nếu điểm trung bình của học sinh từ 5 – 6.5 thì sẽ được xếp loại trung bình, từ 6.5 – 8 sẽ được xếp loại khá, từ 8 trở lên sẽ được xếp loại giỏi.
- Nếu chức vụ là nhân viên thì sẽ được hưởng phụ cấp 300, chuyên viên sẽ được hưởng phụ cấp 500, trưởng phòng sẽ được hưởng phụ cấp 700.
- Nếu khách hàng mua số lượng từ 100 – 1000 sản phẩm thì giá sẽ là 500 đồng, từ 1000 – 10000 sản phẩm thì giá sẽ là 450 đồng, từ 10000 trở lên thì giá sẽ là 400 đồng.
Xem thêm: Hàm SUMIF
Ví dụ về hàm IF
Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm IF trong Excel, chúng ta hãy cùng xem qua những bài tập đơn giản dưới đây nhé.
Bạn có thể tải bài tập về hàm IF trong Excel để thực hành các ví dụ trong bài nhé!
Giả sử bạn là một giáo viên và muốn kiểm tra xem học sinh của mình đã đạt hay chưa với điều kiện sau:
Tại ô D2, ta sử dụng công thức: =IF(C2>=7,Đạt,Không Đạt)
Giải thích:
- C2>=7: Kiểm tra xem ô C2 (điểm số) có lớn hơn hoặc bằng 7 hay không
- Đạt: Kết quả trả về nếu ô C2 lớn hơn hoặc bằng 7
- Không Đạt: Kết quả trả về nếu ô C2 nhỏ hơn 7
Lưu ý: Khi kết quả trả về là chữ, cần thêm dấu ngoặc kép () vào công thức như trên.
Kết quả:
Một số cách sử dụng hàm IF
Trong thực tế, khi ta sử dụng hàm IF, ta thường phải lồng nhiều hàm IF vào nhau hoặc lồng hàm IF với các hàng khác để đạt được kết quả mong muốn.
Bạn có thể hiểu cách sử dụng hàm IF như sau:
- Nếu điều kiện IF đúng => Thực hiện hành động 1.
- Ngược lại, nếu điều kiện IF sai => Thực hiện hành động 2.
Sử dụng nhiều hàm IF.
Nếu bạn đang đối mặt với nhiều điều kiện khác nhau, hãy sử dụng kỹ thuật lồng hàm IF để tạo ra một công thức hoàn chỉnh và hiệu quả.
Hãy tưởng tượng bạn là một nhân viên chăm chỉ trong một công ty và phải tính toán các khoản phụ cấp theo chức vụ như sau:
Tại ô D2, ta có thể áp dụng công thức: =IF(C2=Nhân viên,500000,IF(C2=Chuyên viên,700000,1000000))
Giải thích:
- Công thức IF 1: Nếu C2 là Nhân viên, trả về giá trị 500000. Nếu không phải, tiếp tục kiểm tra với IF 2.
- Công thức IF 2: Nếu C2 là Chuyên viên, trả về giá trị 700000. Nếu không phải, trả về giá trị 1000000 (vì không phải Nhân viên và Chuyên viên thì chỉ còn lại Trưởng phòng).
Kết quả:
Sử dụng hàm IF kết hợp với một hàm khác
Ngoài việc sử dụng các hàm IF lồng nhau, chúng ta còn có thể kết hợp hàm IF với các công thức khác để giải quyết những trường hợp có điều kiện phức tạp hơn. Một ví dụ phổ biến là sử dụng hàm AND để lồng với hàm IF.
Ở ô E2, ta áp dụng công thức: =IF(AND(C2>=5,D2>=5),Đạt,Không Đạt)
Giải thích:
- AND(C2>=5,D2>=5: Kiểm tra xem giá trị của ô C2 và D2 có lớn hơn hoặc bằng 5 không
- Đạt: Kết quả trả về khi cả hai ô đều thỏa mãn điều kiện lớn hơn 5
- Không Đạt: Kết quả trả về khi một trong hai ô không đạt điều kiện lớn hơn 5
Kết quả:
Sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện
Trong trường hợp cần xét nhiều điều kiện khác nhau, ta có thể sử dụng hàm IFS để giải quyết. Hàm này sẽ giúp chúng ta đưa ra các giá trị tương ứng với từng điều kiện đã được xác định trước.
Công thức của hàm IFS gồm có các thành phần sau:
- logical_test1: Đây là biểu thức điều kiện đầu tiên.
- value_if_true1: Đây là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện 1 được thỏa mãn.
- logical_test2: Đây là biểu thức điều kiện thứ hai.
- value_if_true2: Đây là giá trị sẽ được trả về nếu điều kiện 2 được thỏa mãn.
Để hiểu rõ hơn về hàm IFS, chúng ta hãy cùng xem một ví dụ cụ thể: Trong một bảng danh sách sản phẩm, mỗi sản phẩm sẽ có một tỉ lệ khuyến mãi khác nhau. Khi nhân viên quét mã sản phẩm, họ sẽ nhận được số tiền khuyến mãi tương ứng.
Ngoài việc sử dụng hàm VLOOKUP, ta còn có thể áp dụng hàm IFS như sau:
=IFS(A2=Xà Phòng,0.5, A2=Sữa tắm,0.4, A2=Bột giặt,0.8)
Trong đó:
- A2 là sản phẩm cần kiểm tra điều kiện.
- Xà Phòng, sữa tắm, bột giặt: là các loại sản phẩm cần xét.
- 0.5, 0.4, 0.8: là tỉ lệ giảm giá sẽ được trả về nếu sản phẩm thỏa mãn điều kiện 1, 2, 3…
Xem thêm: Hàm IF nhiều điều kiện trong Excel
Hàm IF kết hợp AND
Hàm IF kết hợp AND được sử dụng để kiểm tra nhiều điều kiện cùng lúc.
Để hiểu rõ hơn về tình huống này, chúng ta có thể xem một ví dụ cụ thể:
Hãy tưởng tượng một học sinh có điểm trung bình là 8.0, để được xếp vào danh sách học sinh giỏi, học sinh đó phải đạt điểm trung bình ít nhất là 8.0 và hạnh kiểm được đánh giá là Tốt.
Vì vậy, trong trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng hàm IF kết hợp với AND như sau:
=IF(AND(A2>=8, B2=Tốt), Học Sinh Giỏi, Học Sinh Tiên Tiến)
Trong đó:
- AND: Dùng để so sánh cả hai điều kiện IF (điểm trung bình >=8 và hạnh kiểm là Tốt)
- Học Sinh Giỏi: Kết quả trả về nếu cả hai điều kiện đều được thỏa mãn
- Học Sinh Tiên Tiến: Kết quả trả về nếu chỉ một trong hai điều kiện không đạt yêu cầu.
Các vấn đề thường gặp khi sử dụng hàm IF
Kết quả hiển thị trong ô bằng 0 (không)
Có thể bạn đã gặp phải tình huống khiến cho một trong hai giá trị value_if_true hoặc value_if_false bị để trống. Điều này có thể dẫn đến lỗi không mong muốn xảy ra.
Tuy nhiên, đừng lo lắng! Nếu mục đích của bạn là để giá trị trả về trống thay vì 0, bạn có thể thêm hai dấu ngoặc kép () hoặc thêm một giá trị cụ thể để trả về.
Ví dụ: =IF(A1>5,”Đạt”,) hoặc =IF(A1>5,”Đạt”,”Không Đạt”). Bằng cách này, bạn sẽ không còn gặp phải lỗi và có thể tiếp tục công việc một cách suôn sẻ.
Kết quả hiển thị trong ô là #NAME?
Có một lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF trong Excel là do việc nhập sai chính tả, ví dụ như thay vì IF thì lại nhập thành UF hoặc OF do các phím U, I, O nằm gần nhau trên bàn phím.
Để khắc phục, bạn cần kiểm tra lại chính tả của công thức và đảm bảo rằng các dấu ngoặc đã được đặt đúng vị trí (đặc biệt là trong trường hợp sử dụng hàm IF lồng).
Ngoài ra còn có một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục nhé!
- Sử dụng sai cú pháp: Một trong những lỗi thường gặp nhất khi sử dụng hàm IF là việc không sử dụng đúng cú pháp. Điều này có thể dẫn đến việc chương trình không hoạt động đúng như mong muốn hoặc bị lỗi. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đã sử dụng đúng cú pháp của hàm IF để tránh gặp phải các vấn đề không đáng có.
- Thiếu dấu ngoặc đơn: Một lỗi khác thường xảy ra khi sử dụng hàm IF là thiếu dấu ngoặc đơn. Điều này có thể dẫn đến việc chương trình không hoạt động đúng như mong muốn hoặc bị lỗi. Hãy luôn nhớ thêm dấu ngoặc đơn vào đầu và cuối điều kiện trong hàm IF để tránh gặp phải vấn đề này.
- Sử dụng sai toán tử so sánh: Khi sử dụng hàm IF, chúng ta thường cần so sánh giá trị của hai biến hoặc giá trị của một biến với một số cụ thể. Tuy nhiên, việc sử dụng sai toán tử so sánh có thể dẫn đến kết quả không chính xác. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn đã sử dụng đúng toán tử so sánh để đảm bảo tính chính xác cho chương trình.
- Thiếu trường hợp xử lý: Một lỗi khác thường gặp khi sử dụng hàm IF là thiếu trường hợp xử lý. Điều này có thể dẫn đến việc chương trình không xử lý được tất cả các trường hợp và dẫn đến kết quả không chính xác. Hãy luôn đảm bảo rằng bạn đã xử lý đầy đủ tất cả các trường hợp có thể xảy ra trong hàm IF để tránh gặp phải vấn đề này.
- Không kiểm tra điều kiện đầu vào: Cuối cùng, một lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF là không kiểm tra điều kiện đầu vào. Điều này có thể dẫn đến việc chương trình bị treo hoặc bị lỗi khi không có giá trị nào được truyền vào hàm IF. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra điều kiện đầu vào trước khi sử dụng hàm IF để đảm bảo tính ổn định của chương trình.
Với những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IF và cách khắc phục đã được chia sẻ, hy vọng bạn sẽ có thể sử dụng hàm này một cách hiệu quả và tránh gặp phải các vấn đề không đáng có. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
- 8 thông báo mã lỗi Excel phổ biến. Nguyên nhân, cách sửa lỗi nhanh, đơn giản
- 3 cách chuyển file Excel sang PDF online/offline nhanh, chi tiết nhất
- Hàm HLOOKUP trong Excel: Cách sử dụng và ví dụ cụ thể
Trên đây là một bài chia sẻ về cách sử dụng hàm IF trong Excel. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc.
Comments 3